Hamburg feiert die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) und der elektronischen Posteingangsbearbeitung (ePob) als großen Fortschritt in Richtung Digitalisierung. Doch ein Blick auf die tatsächlichen Zahlen zeigt, dass die Realität eine andere ist. Allein im Jahr 2023 wurden in Hamburgs Verwaltung immer noch beeindruckende 298.346.000 Seiten gedruckt (22/16016). Diese Zahl ist kaum fassbar, aber zur Verdeutlichung: Würde man diese Seiten stapeln, würde der Stapel fast 30 Kilometer in die Höhe ragen – das entspricht etwa 1000-mal der Höhe des Hamburger Michels. Auch die Kosten sind enorm: 2.174.530 Euro flossen allein in den Druck von Papierdokumenten.
Angesichts der fortschreitenden Digitalisierung und der Einführung der E-Akte wirken diese Zahlen geradezu absurd. Die Papierberge verdeutlichen, dass die digitale Transformation in Hamburgs Verwaltung noch längst nicht abgeschlossen ist. Besonders bemerkenswert ist, dass in einer Zeit, in der E-Mails und digitale Dokumente längst zum Alltag gehören sollten, Hamburg immer noch 447 Faxgeräte im Einsatz hat. Dies ist ein Sinnbild für den Nachholbedarf, den die Stadt in Sachen Digitalisierung hat.
Versäumnisse in der Digitalisierungsstrategie
Erschwerend kommt hinzu, dass Hamburg nicht einmal die für die Digitalisierung vorgesehenen Gelder vollständig ausschöpft. Von den geplanten 266,7 Millionen Euro für die Verwaltungsdigitalisierung wurden im Jahr 2023 lediglich 209,2 Millionen Euro ausgegeben – ganze 57,5 Millionen Euro blieben ungenutzt. Das bedeutet, dass Mittel, die eigentlich für die dringend notwendige Modernisierung der Verwaltung vorgesehen waren, nicht eingesetzt wurden. Ein Verzicht auf diese Investitionen kostet die Stadt nicht nur Effizienz, sondern verlängert die Abhängigkeit von veralteten Prozessen.
Dabei könnte eine konsequente Digitalisierung erhebliche Einsparungen bringen. Laut dem Nationalen Normenkontrollrat ließen sich durch die Digitalisierung der 60 wichtigsten Verwaltungsleistungen etwa 34,2 Prozent der bisherigen Kosten einsparen. Diese potenziellen Einsparungen könnten der Stadt helfen, ihre Ressourcen effizienter zu nutzen und gleichzeitig den Bürgerinnen und Bürgern einen besseren Service zu bieten.
E-Akte: Erfolgsmodell oder Papiertiger?
Warum also stockt die Umsetzung? Der Senat behauptet, dass die E-Akte ELDORADO in allen Hamburger Behörden eingeführt wurde und rege genutzt werde. Es gebe nur noch wenige Ausnahmen. Doch die Druckzahlen und die nach wie vor im Einsatz befindlichen Faxgeräte werfen Zweifel an dieser Aussage auf. ELDORADO, betrieben in einem zertifizierten Rechenzentrum des IT-Dienstleisters Dataport, kostet jährlich 1.217.908 Euro im Betrieb. Hinzu kommen Speicherkosten in Höhe von 250.000 Euro. Auch das Projekt ePob, das die elektronische Bearbeitung von eingehender Post fördern soll, hat 2023 über eine Million Euro verschlungen. Der Übergang vom Papier ist zur digitalen Akte noch lange nicht abgeschlossen.
Es wird immer deutlicher, dass Hamburg nicht nur die technologischen Voraussetzungen schaffen, sondern auch den kulturellen Wandel in der Verwaltung beschleunigen muss. Eine konsequente und rasche Umstellung auf digitale Prozesse ist unerlässlich, um den Papierverbrauch und die damit verbundenen Kosten endlich zu senken.
Fazit: Hamburg muss digitaler werden
Die vollständige Einführung der E-Akte und anderer digitaler Verfahren in Hamburg ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch eine Notwendigkeit für die Zukunftsfähigkeit der Stadtverwaltung. Es kann nicht sein, dass in einer Stadt, die sich selbst als digitaler Vorreiter versteht, noch Millionen von Seiten gedruckt werden und Faxgeräte den Arbeitsalltag bestimmen. Es bleibt also viel zu tun, damit Hamburgs Verwaltung nicht nur auf dem Papier, sondern auch in der Praxis wirklich digital wird. Als CDU haben wir ein umfassendes Digitalisierungskonzept erarbeitet, um die Probleme endlich anzugehen. Hamburg kann mehr.
